[회사관련] 신입사원이 지켜야할 전화 예절

회사 처음 입사했을 때 전화 받는 것 부터 어떻게 해야할지 몰라 어버버했던 기억이 난다.

처음에 전화 받을 때 (회사이름) 말하고 (자기이름) 말하는 것도 모르고 당황한 나머지 "여보세요?"라고 했던 웃픈 기억이 난다ㅋㅋㅋㅋ

 

예전에 전화 예절 프린트해서 보관하고 있던 자료가 있길래 한 번 정리해봤다.

옛날 내용이라 좀 안맞는 내용도 있는데 적당히 참고해서 이용하면 되겠다.

읽어보면 다 아는 내용인데 몸에 체화시키는 게 쉽지 않다는 것이 현실....ㅎ

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1. 전화 받을 때의 예절 : 전화를 벨이 울리자마자 받는 것이 예의! + 펜과 종이를 준비하여 메모하기!

세 번 이상 벨소리가 울린 후에 받을 땐 "늦어서 죄송합니다"하고 전화를 받는 게 상대방에 대한 예의이다. 담당자가 바쁠 경우 옆 사람이 받고, 같은 부서에 걸려 온 전화를 받을 사람이 없을 때에는 자기 자리에서 멀더라도 달려가 받는다. 자기가 속해 있지 않은 부서에 온 전화라 해도 받을 사람이 없으면 대신 전화 받기. 수화기를 들면 직장 이름을 밝히고 인사부터 한다. '안녕하십니까. ○○회사 ○○부 ○○○입니다. 그다음, 상대방의 신분이나 성명을 확인하고 수화한 내용이 분명하지 않을 때는 양해의 말을 하고 재확인하기. 이것은 상대방에게 실례되는 일이 아님! (용건은 간단 명료하게 메모하기) 메모 준비가 안되어 있으면, '죄송합니다. 메모를 해야겠으니 잠깐 기다려 주십시오'라고 양해를 얻은 다음, 준비가 되면 '네, 말씀하십시오.'라 하고 메모한다.

 

1) 전화가 잘못 걸려왔을 경우

"여기는 ㅇㅇ회사입니다. 잘못 거신 것 같습니다" 정도로 공손히 응대하기. 
(이 또한 우리 회사 좋은 PR 기회가 됨)

 

2) 전화를 받을 사람이 부재중일 경우

 

'○○○는 지금 자리에 없습니다' 라고 말한 다음 '용건을 일러주시겠습니까' 라든가,
'들어오는 대로 전화를 걸도록 하겠습니다' 하고 말하기.

 

3) 전화를 받을 사람이 통화중일 때

• '지금 통화중이니 잠깐 기다려 주십시오' 등의 이야기로 찾는 사람이 전화를 받을 형편이 아님을 밝힐 필요가 있다.
  또 '○○○의 통화가 길어질 것 같으니 통화가 끝나는 대로 전화를 다시 걸어 드리면 어떨까요?'하고 예의 바르게 양해를 구한다.
• 급한 용건일 경우 메모를 써 보내어 통화중인 전화를 일시 보류하고 긴급 전화를 받도록 한다.

 

4) 찾는 사람이 아무 연락도 없이 아직 출근하지 않았을 경우

"000씨는 거래처에 들러서 ##시 경에 출근할 예정입니다." 라고 해도 좋다.

 

5) 외출로 부재중일시

"000씨는 지금 외출중이신데, 급한 용건이라면 연락을 취해볼까요?" 라고 물어 상대에게 성의를 표한다.
"○○○는 2시경에 돌아오리라 생각됩니다" 라고 구체적으로 대답하는 것이 좋다. 
(2시가 넘어도 담당자가 돌아오지 않으면 반드시 상대방에게 늦어진다는 사실을 전화로 알려주는 것이 좋다)

 

6) 외출처 모르는 경우

"000씨가 돌아오시면 전화 드리도록 하겠습니다." 라고 말하고 연락할 방법을 알아둔다.

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2. 전화 걸 때의 예절

(1) 자기의 소속과 이름을 먼저 밝힌다.

• '○○회사 총무과 ○○○입니다' '죄송합니다만 김 계장님 계시면 부탁드립니다'하면 된다.
  
  
• 찾는 사람이 없는 때에는 전화 받는 사람에게 '바쁘신데 대단히 죄송합니다 ○○회사 총무과 ○○○가
  어떠한 일로 전화했었다고 전해주시면 고맙겠습니다. 수고하십시오'라고 정중하게 부탁하기.

(2) 용건의 명제를 먼저 상대방에게 알린다.

• 용건의 명제를 먼저 말하면 상대방이 용건을 빨리 이해할 수 있다.
  '오늘 모임에 대한 일입니다만' 또는
  '○○회사와의 상담에 대해 말씀드리고 싶습니다' 등 간결하고 요령있게 한다.

(3) 전화가 잘 안 들리는 때에는 서슴치 말고 그 사정을 알린다.

• 상대방의 소리가 적거나 잡음이 나서 잘 안 들릴 때가 있다.
  이럴 때에는 서슴치 말고 미안하다는 인사말과 함께 '전화가 잘 안 들립니다만, ....' 하고
  상대방에게 말하는 것이 바람직하다.
  대화 내용을 잘 알아듣지 못하여 자꾸만 재차 묻는 것보다는 실례가 되지 않는다.

(4) 업무 전화를 건 쪽에서 먼저 끊는다.

• 용건을 들을 사람쪽이 먼저 끊으면 상대가 용건을 모두 말하기 전에 통화가 끝날 염려가 있기 때문이다.
  그러나 전화를 걸었을 때, 상대방이 아주 웃사람이거나 경의를 표해야 할 사람일 때에는
  상대방이 끊은 것을 확인하고 수화기를 놓는 것이 역시 예의에 맞는 방법이다.

(5) 자주 거는 전화번호는 일람표를 만들어 둔다.

• 자주 쓰는 전화번호는 외워두고 그밖에는 일람표를 만들어 두는 것이 여러 모로 편리하고 유익하다.

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3. 통화 중에 상대를 기다리게 해야할 경우

"죄송합니다만 곧 다시 걸겠습니다." 라고 말하고 다시 걸기.  **반드시 상대의 연락처 확인하기**

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4. 항의 전화 받았을 경우

ㄴ침착하고 성의껏 듣는 자세가 중요. 자신의 감정을 내세워서는 결코 안된다. 항의의 내용에 대해서는 그 자리에서 독단으로 판단해 처리하기보다 상황을 정확히 듣고 상사나 동료와 상의 한 뒤 통보하는 것이 좋다. 독단으로 처리할 경우 또 다른 실수를 낳기 쉽다.

 

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+뽀나스TIP

 

• 전화의 용건이 끝나면 간단한 인사말 하고 끊기. (ex. "실례했습니다." 또는 "그럼 안녕히 계십시오")

 

• 상대를 기다리게 할 때는 "죄송합니다만 잠시만 기다려 주십시요."라고 정중하게 양해를 구한다.

 

• 전화 대화 중에 다른 사람과 상의 할 일이 있으면 양해를 구하고, 이 쪽의 대화가 들리지 않도록 수화기를 막는다.
• 전화가 잘못 걸려 오면 "잘못 걸었습니다. 여기는 ○○○입니다 혹은 000번입니다" 등으로 수신자 쪽을 밝히기.

 

• 전화 잘못 걸었을 경우 아무말 없이 끊지말고 죄송하다는 인사하고 끊기.